Entgelttransparenz.
Aus dem HR-System, nicht aus Tabellen.
Gehaltsspanne in der Stellenanzeige, Stellenkategorien, Entgelt- und Leistungsdaten, Auskunftsanfragen mit zwei Monaten Frist und Entgeltbericht — dort, wo die Mitarbeiterdaten schon liegen.
Wo steht die Regulierung?
Die Richtlinie
EU 2023/970. Die Mitgliedstaaten mussten sie bis zum 7. Juni 2026 umsetzen.
Berichtspflicht
Laut Richtlinie: über 250 Beschäftigte jährlich, erstmals 2027 (für 2026); 150–249 alle drei Jahre ab 2027; 100–149 alle drei Jahre ab 2031.
Unabhängig von der Größe
Die Angabe des Einstiegsentgelts oder seiner Spanne gegenüber Bewerbern und das Auskunftsrecht der Beschäftigten gelten laut Richtlinie für alle Arbeitgeber.
Gemeinsame Entgeltbewertung
Wenn eine Kategorie einen Unterschied von 5 % oder mehr zeigt, der nicht objektiv begründet ist und nicht binnen sechs Monaten behoben wird.
Nationales Recht
Die nationale Umsetzung legt Berichtsform und Details fest. Deshalb sind Schwelle, kleinste berichtbare Gruppe und Antwortfrist einstellbar.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Stand: November 2026.
Was die Richtlinie verlangt, und wo es im System steht.
Acht Pflichten, jede mit ihrem Platz — nicht in einer eigenen Tabelle, sondern im Recruiting, in den Dokumenten und neben den Mitarbeiterdaten.
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Art. 5
Recruiting
Gehaltsspanne für Bewerber
Die Gehaltsspanne der Position erscheint in der Anzeige und auf der Karriereseite. Einstellbar: ohne Spanne keine Veröffentlichung.
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Art. 5
Recruiting
Keine Frage nach dem bisherigen Gehalt
Das Bewerbungsformular fragt nach dem Gehaltswunsch, nie nach dem bisherigen Gehalt.
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Art. 4
Stellenkategorien
Gleichwertige Arbeit
Stellenkategorien nach vier Kriterien, mit Punktzahl und vorgeschlagener Kategorie. HR entscheidet; jede Abweichung vom Vorschlag wird mit Begründung protokolliert.
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Art. 6
oneDox
Entgeltkriterien für Beschäftigte
Die Vorlage „Entgelt- und Entwicklungsrichtlinie“ folgt dem Aufbau der Richtlinie. Verteilen, Zustimmung einholen, und sehen, wer noch nicht zugestimmt hat.
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Art. 7
Entgelt und Leistungen
Auskunft binnen zwei Monaten
Beschäftigte fragen mit einem Klick an, HR sieht die Frist. Die Antwort zeigt das eigene Entgelt und Durchschnitt und Median der Kategorie nach Geschlecht.
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Art. 7
HR Outbox
Jährlich an das Recht erinnern
Jährliche Mitteilung auf der Startseite und per E-Mail; die Zustellung wird protokolliert.
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Art. 9
Entgeltbericht
Entgeltbericht
Durchschnitt und Median; Grundentgelt, variables Entgelt und Leistungen getrennt; Anteil der Empfänger, Quartile, je Kategorie. Die endgültige Fassung als PDF.
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Art. 10
Entgeltbericht
Gemeinsame Entgeltbewertung
Ein Unterschied ab 5 % ohne Begründung wird rot. Ein Klick öffnet den Fall: Prüfung, Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung, Maßnahmenplan mit Verantwortlichem und Frist.
Man sieht, wo der Unterschied liegt, und was ihn verursacht.
Durchschnitt und Median nach Geschlecht; Grundentgelt, variables Entgelt und Leistungen getrennt, je Kategorie. Erreicht der Unterschied 5 % und ist kein objektiver Grund erfasst, wird die Zeile rot.
Über 5 % ohne erfassten Grund: rote Zeile — ein Klick öffnet den Fall.
Alle drei sind einstellbar. Solange Daten fehlen (Grundentgelt, Geschlecht, Kategorie), ist der Bericht „vorläufig“ und listet, bei wem sie fehlen.
Entgelt ist mehr als das Grundgehalt.
Der Bericht rechnet mit der Gesamtvergütung. Jeder Posten mit Gültigkeitsdatum, auf das Jahr gerechnet und auf Vollzeit umgelegt.
Grundentgelt
Monatlich brutto, mit Arbeitszeitanteil. Damit vergleicht das System die Gehaltsspanne der Kategorie.
Variables Entgelt
Prämie, Provision, Schichtzulage und andere regelmäßige Zulagen.
Sachleistungen
Cafeteria, Essens- und Freizeitkarten, private Nutzung von Firmenwagen und Telefon, Sprachkurs, Wohnzuschuss, Versicherung — mit Stückpreisen.
Import
Aus dem Export der Lohnabrechnung (xlsx, csv). Spalten werden über die Überschrift zugeordnet; die Vorschau zeigt, was neu ist und was sich ändert.
Wenn Beschäftigte fragen, steht die Antwort.
Auskunftsanfragen sind binnen zwei Monaten zu beantworten. Das System berechnet, was in die Antwort gehört; HR prüft und versendet.
Anfrage
Beschäftigte fragen mit einem Klick im eigenen Entgelt-Reiter an. Mündliche oder schriftliche Anfragen erfasst HR in ihrem Namen.
Frist
Die Anfrageliste zeigt die Restzeit; HR Now meldet sich 10 Tage vorher und bei Fristablauf.
Antwort
Das eigene Entgelt und Durchschnitt und Median der Stellenkategorie nach Geschlecht. Bei Gruppen unter drei statt einer Zahl: „wegen der Gruppengröße nicht berichtbar“.
Versand
PDF in die Dokumente des Beschäftigten und per E-Mail. Die Antwort wird als Entgelt-Aufruf protokolliert.
Was ist gleichwertige Arbeit?
Das System schlägt vor, HR entscheidet. Die Kategorie trägt die Gehaltsspanne — Anzeige, Beschäftigte und Bericht sehen dieselbe Spanne.
Bewertung
Vier Kriterien (Kompetenzen, Belastung, Verantwortung, Arbeitsbedingungen) von 1 bis 5. Kriterien, Skala und Gewichte sind anpassbar.
Vorschlag
Die Punktzahl fällt in den Punktbereich einer Kategorie — das ist der Vorschlag. Eine Abweichung braucht eine Begründung; jede Änderung wird protokolliert.
Gehaltsspanne
Liegt die Spanne einer Position außerhalb ihrer Kategorie, warnt das Recruiting. Liegt ein Grundentgelt außerhalb, lässt es sich als Fall mit Verantwortlichem und Frist verfolgen.
Haver
Wenn aktiviert, schlägt er aus der Stellenbeschreibung Punkte vor, mit Begründung je Kriterium. HR entscheidet.
Wer sieht Entgeltdaten?
- Getrennte Rechte für Ansehen und Erfassen.
- Jeder Aufruf wird protokolliert; der Entgelt-Reiter zeigt, wer ihn angesehen hat.
- Beschäftigte sehen ihr eigenes Entgelt.
- Weder Antwort noch Bericht zeigen das Einzelentgelt anderer.
- Das Modul wird gesondert eingeschaltet; standardmäßig ist es aus.
Bewusst nicht enthalten
- Lohnabrechnung und Cafeteria-Auszahlung — die Daten kommen von dort, das System ersetzt sie nicht.
- Eine Methodik der Stellenbewertung — die Kriterien legt das Unternehmen fest.
- Marktvergleich von Gehältern.
- Rechtsberatung — das System ist ein Werkzeug zur Erfüllung; die Entscheidung trifft der Arbeitgeber.
Womit jetzt anfangen?
Laut Richtlinie berichten Unternehmen über 250 Beschäftigte erstmals 2027, für das Jahr 2026. Bis dahin müssen die Daten stimmen.
Stellen einordnen
Kategorien und Punktbereiche; das Startgerüst hat fünf Kategorien.
Gehaltsspannen
Für Kategorien und offene Positionen — die Anzeige übernimmt sie von hier.
Entgelt- und Leistungsdaten
Import aus der Lohnabrechnung, und das Geschlecht im HR-Datensatz.
Richtlinie
Die Entgelt- und Entwicklungsrichtlinie verteilen und Zustimmung einholen.
Probebericht
Wo noch Daten fehlen, und wo ein Unterschied über 5 % noch keinen objektiven Grund hat.
Wo es im System steht
Häufige Fragen
Ab wann ist ein Entgeltbericht Pflicht?
Laut Richtlinie berichten Arbeitgeber mit mehr als 250 Beschäftigten jährlich, erstmals 2027 (für 2026); mit 150–249 alle drei Jahre, ebenfalls ab 2027; mit 100–149 alle drei Jahre ab 2031. Die genauen Regeln ergeben sich aus der nationalen Umsetzung.
Erfüllen wir damit die Richtlinie?
Das System ist ein Werkzeug zur Erfüllung: Es sammelt die Daten, berechnet die Kennzahlen, überwacht Fristen und protokolliert. Die Erfüllung entsteht aus den Entscheidungen des Arbeitgebers — Einordnung, Begründungen, Antworten. Rechtsberatung gibt es nicht.
Brauchen wir eine neue Lohnabrechnung?
Nein. Entgelt- und Leistungsdaten lassen sich aus dem bestehenden Export der Lohnabrechnung (xlsx oder csv) laden. Die Spalten werden über die Überschrift zugeordnet und passen auch beim nächsten Export.
Was zählt zum Entgelt?
Grundentgelt, variables Entgelt (Prämie, Provision, Zulagen) und Sachleistungen (etwa Cafeteria, Firmenwagen, Telefon) — auf das Jahr gerechnet und auf Vollzeit umgelegt. Der Bericht zeigt alle drei auch getrennt.
Was, wenn eine Gruppe zu klein ist?
Sind in einer Gruppe weniger als drei Beschäftigte eines Geschlechts, steht statt der Zahl „nicht berichtbar“ — in der Antwort und im Bericht. Die Schwelle ist einstellbar.
Hilft künstliche Intelligenz?
Wenn Haver aktiviert ist, schlägt er aus der Stellenbeschreibung Punkte vor und fasst aus den aggregierten Zahlen des Berichts zusammen, was den Unterschied verursachen könnte. Kein Einzelentgelt geht an das Modell; HR entscheidet.
Lässt es sich im bestehenden System einschalten?
Ja. Entgelttransparenz ist ein eigenes Modul: standardmäßig aus und im bestehenden System neben den Mitarbeiterdaten einschaltbar.
Sprechen wir darüber, wo Sie stehen.
Ein Probebericht zeigt, wo noch Daten fehlen und welche Unterschiede noch eine Begründung brauchen.